Por medio de esta política se reglamentan las obligaciones asociadas al Procedimiento correspondencia y radicación Cualquier incumplimiento de la política no permitiría que se realice el proceso.
Objetivo
Establecer el correcto manejo en las prácticas de facturación, estableciendo los requisitos normativos y estipulados por la DIAN y otros entes de control.
Alcance
Esta política aplica para proveedores, cliente externo y cliente interno.
Condiciones
1. Requisitos generales obligatorios para la recepción de la facturación electrónica
Toda factura dirigida a EQUIRENT debe ser enviada en Formato PDF y XML (validado por DIAN) dentro de una carpeta en formato ZIP. Toda factura que sea enviada en otro formato podrá ser rechazada por incumplimiento a las condiciones comerciales.
Las facturas electrónicas deben contar con el número de la orden de servicio/compra emitidos por EQUIRENT, en el campo del XML OrderReference.
Configurar datos para la emisión:
Para cada tipo de documento deberá considera su codificación según el formato regulado por la DIAN:
Factura: /Invoice/
Nota de Crédito: /Credit Note/
Nota de Débito: /DebitNote/
Inclusión de campo Orden de Servicio:
OrderReference
Las facturas con autorización de impresión por computador deberán ser enviadas en PDF digital (no escaneadas), estas deben venir acompañadas con sus soportes (escaneados) en el mismo correo electrónico. Entre los soportes que deben enviar escaneados están: orden de compra y/o servicio.
Las facturas no pueden ser recibidas con fecha anterior al mes en curso.
Canales de comunicación para la recepción de facturas electrónicas y notificación de novedades.
Recepción de facturas Electrónicas
Los proveedores que se encuentren radicando de manera electrónica el correo asignado para el envío de facturas es facturacion@equirent.com.co. (Toda factura enviada a correos diferentes no quedará ni radicada, ni registrada, y el pago no se podrá ejecutar).
Nota: La recepción de facturas electrónicas se realiza por medio de un proceso automático, el cual fue programado para la lectura de los correos emitidos a facturacion@equirent.com.co. Este proceso automático tramita únicamente el correo que cumpla en su totalidad con los requisitos estipulados en el numeral 1 de requisitos para la recepción de facturación electrónica.
Notificaciones y consultas de facturas electrónicas.
El proceso de automatizado está programado para emitir las siguientes respuestas según la tipificación del rechazo.
Tercero no existe en Equisoft: Nit que recibió el robot por medio del XML no corresponde a ninguno creado en el sistema
La orden de servicio X no existe: OS/OC que recibió el robot por medio del XML no la encuentra en sistema.
Razón Social diferente al de la orden / El con Cargo de la orden es diferente al de la factura: Ejemplo: Factura Radicada a S.A.S y OS a Blindados.
Esta factura ya está registrada en Equisoft: Número de factura obtenido ya se encuentra vinculado algún otro radicado.
Tercero de la Orden diferente al tercero enviado por factura: Proveedor que remite la factura es diferente al que se encuentra en la orden.
Orden de servicio en estado anulada: El responsable de la orden de servicio ha realizado la inactivación o eliminación.
Orden de servicio ya se encuentra atada a una factura: La orden de servicio ya se encuentra radicada con otro número de factura.
La Factura llegó después de la fecha límite de recibido, por favor refacturar el siguiente mes: Rechazo por factura que llegan después de las fechas límite según calendario.
