4. POLÍTICA GENERAL ANTIFRAUDE Y ANTICORRUPCIÓN
Equirent, ha decidido establecer los lineamientos que se enmarcan en la presente política, con el fin de prevenir y detectar el riesgo de fraude, corrupción y soborno transnacional al interior de la Compañía. En consecuencia, no se tolerará que los trabajadores, clientes, accionistas, contratistas y proveedores, realicen conductas que puedan generar actos de fraude, corrupción y soborno transnacional, entre los cuales se encuentran:
• Aceptación de sobornos como: regalos, viajes, entretenimiento, incentivos de cualquier índole o monetarios.
• Presentación errónea y ocultamiento de la información relacionada con sobornos y actos indebidos.
• Recibir pagos con el fin de agilizar procesos y trámites internos y externos.
• Manipular los soportes de las transacciones virtuales y en efectivo, con el fin de obtener un beneficio propio de las operaciones.
• Utilizar las alianzas estratégicas o acuerdos temporales de negocios, consorcios, subsidiarias, fusiones y adquisiciones para beneficio propio.
• Malversar los recursos destinados para donaciones filantrópicas o contribuciones caritativas, a fin de adquirir y encubrir prácticas de fraude, corrupción y soborno transnacional.
• Afectar tanto el desempeño de sus funciones como el desarrollo de los procesos, debido a situaciones que generen conflictos de interés.

Es importante aclarar que todas las conductas mencionadas anteriormente, afectan a la Compañía de forma legal, financiera y reputacional. Por lo anterior, se velará por el cumplimiento.

• Política Cero Tolerancia frente al Fraude y la Corrupción

En Equirent, nos comprometemos firmemente a mantener una postura de Cero Tolerancia frente al Fraude y la Corrupción. Esta política refleja nuestro compromiso con la integridad, la transparencia y el cumplimiento ético en todas nuestras operaciones y relaciones comerciales. Trabajamos activamente para prevenir, detectar y abordar cualquier forma de fraude o corrupción en todas las áreas de nuestra compañía. Estamos comprometidos a implementar controles rigurosos, promover una cultura de cumplimiento y responsabilidad, y tomar medidas disciplinarias contra cualquier violación de esta política. En Equirent, consideramos que la honestidad y la ética son fundamentales para nuestro éxito a largo plazo y para mantener la confianza de nuestros clientes, proveedores y trabajadores.

• Política Aceptación de Incentivos

Equirent, se compromete a mantener los más altos estándares de ética e integridad en todas sus operaciones. Los trabajadores no deben aceptar incentivos (regalos, dinero, favores, servicios, etc.) de proveedores, clientes u otras partes externas que puedan crear un conflicto de interés o dar esa apariencia. Se permiten excepciones como artículos promocionales y la participación en eventos patrocinados por proveedores o clientes si son apropiados y relacionados con el trabajo. También se permiten incentivos otorgados por Equirent como parte de programas de bienestar o premios por desempeño. Los trabajadores deben informar a su jefe inmediato sobre cualquier incentivo recibido de una parte externa, quien determinará su aceptación según esta política. El incumplimiento de esta política puede resultar en medidas disciplinarias.

• Política de Gastos con Actividades de Entretenimiento, Alimentación, Hospedaje y Viaje

Equirent se compromete a la gestión responsable de sus recursos financieros, estableciendo pautas para la legalización de gastos en entretenimiento, alimentación, hospedaje y viajes de negocios. Esta política aplica a todos los trabajadores de Equirent y garantiza que los gastos sean razonables, necesarios y debidamente documentados. Los gastos, definidos como actividades sociales o recreativas para negocios, comidas en viajes laborales, alojamiento y viajes en representación de la compañía, deben ser justificados, documentados y legalizados a través de la plataforma Equisoft, con aprobación del director antes de enviarse a contabilidad. Los viajes aéreos requieren aprobación previa. El incumplimiento de esta política puede resultar en la no aceptación de los gastos y en medidas disciplinarias.

• Política de Donaciones

Equirent se compromete a realizar donaciones de manera responsable y alineada con nuestros valores corporativos y objetivos estratégicos. Las donaciones deben ser aprobadas por la dirección general y estar dirigidas a organizaciones sin fines de lucro que promuevan causas sociales, educativas, culturales o ambientales. Cada donación debe estar debidamente documentada y justificada, asegurando que los fondos se utilicen de manera transparente y efectiva. El incumplimiento de esta política puede resultar en la revisión de las prácticas de donación y posibles medidas disciplinarias para los responsables.

• Política Vínculos con Terceros

Equirent, se compromete a establecer y mantener relaciones con terceros de manera ética y transparente, asegurando que todos los acuerdos y servicios con proveedores, clientes y socios comerciales cumplan con los estándares legales y corporativos. Todos los vínculos con terceros deben ser revisados y aprobados por la dirección, documentándose adecuadamente para garantizar la integridad y el beneficio mutuo de las partes involucradas.

• Política Conflicto de Intereses

Equirent establece una política clara y estricta en cuanto a conflictos de intereses, asegurando que los trabajadores actúen en el mejor interés de la Compañía en todo momento. Se prohíben actividades que puedan generar un conflicto entre los intereses personales y los de la Compañía, y se requiere que cualquier situación potencial de conflicto sea revelada y gestionada de manera transparente y ética.

• Política de Confidencialidad y Transparencia

En Equirent, mantenemos un compromiso firme con la confidencialidad y la transparencia en todas nuestras actividades, esta política garantiza que la información confidencial de la Compañía, así como la información personal de los trabajadores y clientes, se maneje de manera segura y solo se divulgue cuando sea necesario para el cumplimiento de deberes laborales. Además, promovemos una cultura de transparencia donde la comunicación abierta y honesta sea prioritaria.

• Política en Materia de Remuneraciones y pago de comisiones a trabajadores asociados y contratistas

En Equirent, mantenemos un compromiso con la equidad y la justicia en las remuneraciones y el pago de comisiones a nuestros trabajadores asociados y contratistas. Esta política garantiza que todas las compensaciones se basen en criterios objetivos y justos, sin discriminación de ningún tipo. Además, nos comprometemos a cumplir con todas las regulaciones laborales vigentes y a revisar periódicamente nuestras prácticas de remuneración para garantizar su equidad y competitividad.

• Política Control de Transacciones

Equirent establece rigurosos controles de transacciones para garantizar la integridad y la legalidad en todas las operaciones financieras. Esta política asegura que todas las transacciones sean debidamente autorizadas, registradas y verificadas, y que se cumplan con las normativas y estándares contables aplicables. Además, se promueve una cultura de responsabilidad y transparencia en el manejo de los recursos financieros de la Compañía.

• Política Financiación de Campañas de Políticas

Ningún trabajador, haciendo uso de su cargo, podrá realizar contribuciones de dinero o apoyar iniciativas electorales para la promoción de intereses personales. Se requiere que cualquier contribución sea aprobada por la dirección y que se divulgue de manera transparente según lo exija la ley.

MANUAL ANTIFRAUDE Código: MA-GER-011
Versión: 4
Fecha: 21/05/2024
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• Política de Pagos de Facilitación

Equirent prohíbe categóricamente cualquier forma de pagos de facilitación, sobornos o comisiones ilegales en sus operaciones comerciales. Esta política asegura que todos los pagos a terceros sean transparentes, legales y estén debidamente documentados. Se establecen procedimientos rigurosos para la aprobación y revisión de pagos, y se fomenta una cultura de integridad y cumplimiento en toda la compañía.

• Política de Selección, Vinculación y Evaluación de Personal

En Equirent, nos comprometemos a seleccionar, vincular y evaluar al personal de manera justa, transparente y basada en el mérito. Esta política establece criterios claros y objetivos para la contratación y promoción de los trabajadores, garantizando la igualdad de oportunidades y la diversidad en nuestra fuerza laboral. Se promueve una evaluación continua del desempeño y el desarrollo profesional de los trabajadores para asegurar la excelencia en el talento humano de la compañía.

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