Equirent Vehículos y Maquinaria S.A.S. BIC, Equirent S.A. y CasaToro Rental en adelante Equirent, en aras de dar cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad vigente, ha implementado el presente manual y los procedimientos correspondientes, con el fin de garantizar la adecuada Protección al Tratamiento de Datos Personales (en adelante “PDP”) de la contraparte (Clientes, Proveedores y Trabajadores), así mismo, los procedimientos mediante los cuales garantice el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.
El presente manual interno de políticas y procedimientos, rige el comportamiento general que habrá de observar en todos sus ámbitos Equirent, en cumplimiento de las normas vigentes en la República de Colombia, relativas al Tratamiento de los Datos Personales que realizan los trabajadores, contratistas y encargados, para garantizar el derecho de Hábeas Data, el derecho a la autodeterminación informativa y el derecho a la intimidad.
Equirent, empresa domiciliada en la Avenida Caracas No. 28 A – 17 de la ciudad de Bogotá D.C., teléfono de contacto (601) 7560600 Ext. 300 o al correo electrónico oficialproteccióndatos@equirent.com.co.
3. Derechos de los Titulares de la Información
Equirent, de acuerdo a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, así como toda la normatividad vigente, ha implementado en el presente manual el pleno cumplimiento del artículo 8 “Derechos de los Titulares”, los cuales para efecto son:
• Facilitar el conocimiento, la actualización y rectificación de los Datos Personales de acuerdo con las reglas previstas en las normas aplicables.
• Acatar, en los términos y condiciones previstos de la ley, las peticiones, las consultas, las quejas y los reclamos formulados por los Titulares de los Datos Personales.
• Permitir la eliminación de Datos Personales respecto de los cuales no exista un deber legal o contractual que exija su permanencia en la base de datos.
• Conserva prueba de la autorización otorgada por los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Informar de forma previa y expresa a los Titulares sobre el uso que la Compañía va a hacer de sus Datos Personales.
4. Deberes de Equirent en su Calidad de Responsable
En calidad de responsable del Tratamiento de los Datos Personales, Equirent, acepta y reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus Titulares y que sólo ellos pueden disponer sobre los mismos, razón por la que la Compañía, sólo hará uso de los mismos respetando la legislación vigente existente.
Equirent, se compromete a cumplir con los siguientes deberes:
• Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
• Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012 y del procedimiento establecido para tal fin.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Informar a través de su página web los nuevos mecanismos que implemente para que los Titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que tengan autorización para el acceso de la misma.
Las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte de Equirent, en calidad de Responsable y/o Encargado del mismo, se regirán por los parámetros establecidos e informados a las partes interesadas, a través de las autorizaciones definidas para tal fin, velando por el uso adecuado y la seguridad de la información.
En todo caso, Equirent, limita el uso de los Datos Personales a la relación específica que hay entre los respectivos Titulares y la Compañía y restringe el tratamiento a la esfera de lo expresamente autorizado por cada uno de ellos.
En estas condiciones, Equirent, establece un alto estándar de protección de los derechos de Hábeas Data, a la intimidad y a la autodeterminación informativa con el propósito de establecer lazos de confianza entre los Titulares de la información y la Compañía.
Equirent no hará uso de los Datos Personales que ha obtenido de los respectivos Titulares para propósitos diferentes a los señalados al inicio de la relación contractual o comercial.
La presente política entra en vigencia el 29 de noviembre de 2021 actualizando los documentos que se haya implementado con anterioridad en Equirent, en lo relacionado a la Protección de Datos Personales.
Se establecen las siguientes directrices para la gestión del Sistema en la Compañía:
Equirent, dando cumplimiento con la normatividad vigente para la República de Colombia, impartida por los entes reguladores referente a la Protección de Datos Personales y ejerciendo el debido tratamiento de los mismos, de acuerdo a los principios, derechos y deberes de los Titulares de la información, así como para los procedimientos de recolección, mantenimiento, uso, atención de solicitudes y disposición final de los Datos Personales en las bases de datos, ha implementado medidas de seguridad de la información, reconociendo la importancia de los mismos, ratificando el compromiso de la Compañía en incrementar los estándares de protección; lo anterior, con el fin de garantizar a la Contraparte (Accionistas, Clientes, Trabajadores y Proveedores), el tratamiento idóneo de su información , de acuerdo a su naturaleza, tal y como lo define la Ley 1581 de 2012. Por lo anterior, solicitará a los titulares de la información de manera previa y expresa la autorización para el Tratamiento de Datos Personales mediante el diligenciamiento de los formatos establecidos para tal fin y les dará a conocer las finalidades de dicho tratamiento.
Equirent, de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Salud y Protección Social, ha implementado Protocolos de Bioseguridad de obligatorio cumplimiento para las contrapartes (Trabajadores, Clientes y Proveedores) que ingresen a las instalaciones de la Compañía, de igual forma para aquellos que se encuentran en “Trabajo en Casa”.
En el desarrollo de estos protocolos, los titulares suministran información relacionada con su estado de salud, que son catalogados como Datos Sensibles; por lo anterior, y dando cumplimiento al deber de informar la finalidad de la recolección de los datos, la Compañía les notifica que la información suministrada es tratada únicamente con el fin de prevenir, tratar y mitigar la propagación del virus Covid-19, una vez cumplida está finalidad, los datos serán suprimidos de las bases físicas y digitales de la Compañía.
Durante el tiempo que la información se encuentre en las bases de la Compañía, será tratada de acuerdo al principio de confidencialidad, por lo anterior, se adoptarán medidas de seguridad estrictas y el acceso será restringido.
Equirent, dando cumplimiento a los derechos de los Titulares de la información, atenderá todas aquellas solicitudes de actualización y rectificación de los datos, con el fin de que la información contenida en las bases será veraz, evitando así información parcial, inexacta, incompleta o fraccionada que induzca a error.
En los casos de supresión y/o revocatoria de los datos, se realizará siempre y cuando el Titular no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos. Cuando la revocatoria de la información sea tipo parcial, es decir, solo aplique para algunas de las finalidades de dicho tratamiento, la Compañía podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
Equirent con el fin de garantizar la seguridad de las personas y bienes materiales al interior de la Compañía, ha implementado un sistema de videovigilancia por medio del cual se realiza la supervisión y monitoreo de las actividades diarias, sin tener un impacto en la privacidad de las personas; por lo anterior y teniendo en cuenta que de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la imagen captada mediante fotografías y video, es considerada un dato personal, la Compañía ha adoptado las medidas técnicas, humanas y de seguridad efectivas y pertinentes para garantizar los derechos de los Titulares de la información, quienes son informados del registro y, del propósito, el cual es únicamente administrativo, de seguridad y disciplinarios.
Dada la naturaleza de estos datos, Equirent velará por el uso adecuado de los mismos, asegurando la protección de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes; razón por la cual, restringe el tratamiento de dichos datos a lo estrictamente indispensable; por lo anterior, se solicita el consentimiento previo y expreso de los Titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes), informando la finalidad exclusiva de su tratamiento.
Equirent, dará Tratamiento a los Datos Personales sensibles, de acuerdo con las siguientes reglas:
Equirent, realizará la transmisión y/o transferencia de los Datos Personales siempre y cuando el titular haya otorgado su autorización previa y cuando así se requiera, a sus aliados estratégicos, esta transmisión y/o transferencia quedará formalizada por medio de un documento contractual; adicionalmente, la Compañía velará por el cumplimiento de las políticas de PDP de Equirent; es importante mencionar que este procedimiento es puesto en conocimiento del Titular, al momento de firmar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.
En lo referente a la Transferencia Internacional de Datos, la Compañía deberá verificar que el país receptor, cuente con niveles adecuados de protección de datos para la información.
En Equirent, el respeto de la privacidad y de la seguridad de los datos de los Clientes, Proveedores y Trabajadores es fundamental, conscientes de la confianza que depositan en la Compañía al requerir los servicios, se han implementado todas las medidas de seguridad necesarias, para proteger los datos.
La Compañía, brindará todas las medidas humanas y técnicas a su alcance , con el fin de evitar la copia, adulteración, consulta indebida o eliminación de los Datos Personales tratados, contrarrestando así la posibilidad de que la información a cargo de la Compañía, sea utilizada sin autorización o de manera fraudulenta. Todas estas medidas se encuentran descritas de forma detallada, en el Manual de Políticas de Seguridad de la información.
